Принуждение к виртуальной жизни

Почти в одночасье шесть членов команды Независимого механизма возмещения ущерба (НМВУ) Зеленого климатического фонда (GCF) переехали из Сонгдо, Южная Корея, где находится штаб-квартира GCF , в свои родные города в Испании, Южной Африке, Австрии, Ульсане в Южной Корее и США. Это произошло в результате того, что GCF попросил своих неосновных сотрудников работать удаленно из дома (либо в Корее, либо у себя на родине) в связи с резким ростом случаев заболевания Covid-19 в Южной Корее. Внезапно команда НМВУбыла вынуждена работать удаленно и "виртуально", чтобы сохранить НМВУоткрытым для бизнеса.

Здесь мы рассказываем о возможностях и проблемах, которые возникли в связи с виртуальным НМВУ, и о том, как реагировала команда НМВУ. По мере распространения пандемии Covid-19 по всему миру другие механизмы подотчетности и возмещения ущерба будут сталкиваться с подобными ситуациями. Мы надеемся, что этот комментарий поможет извлечь уроки и понять, к чему готовиться и как справляться. Возможно, когда команда НМВУвновь соберется в Корее, мы напишем обновленную информацию, чтобы наши читатели имели более полное представление о нашем опыте.

Встречи виртуально

За последние три недели мы усвоили несколько важных уроков по эффективному управлению виртуальным НМВУ. Мы начали с ежедневных часовых встреч в удобное для большинства, но не для всех время. Поскольку мы разбросаны по всему миру - от Северной и Южной Америки до Дальнего Востока, подобрать удобное время для всех было непросто. Вначале ежедневные звонки представляли собой отчеты о работе за предыдущий день. Однако правила GCF требуют, чтобы сотрудники еженедельно составляли письменный отчет об удаленной работе для своих руководителей. Отчитываться ежедневно и еженедельно стало слишком обременительно, поэтому мы преобразовали ежедневные звонки в общекомандное решение проблем. Любой член команды может поднять вопрос, требующий общекомандной консультации и решения проблемы. Это изменение значительно улучшило моральный дух, а также повысило полезность ежедневных виртуальных звонков. Ежедневный виртуальный звонок также помогает членам команды ежедневно видеть и слышать друг друга, оставаться на связи и чувствовать себя единой командой.

Создание лучшего

Члены команды также считают, что работа на дому дает им больше гибкости в организации рабочего времени. Они могут разделить рабочее время на два или три временных интервала и чередовать его с отдыхом или семейным времяпрепровождением. Для некоторых членов команды удаленная работа в одиночку оказывается стрессом, но для большинства членов команды общение с семьей стало благом в период стресса. Сайт GCF предлагает и поощряет сотрудников пользоваться бесплатной консультационной службой, если они испытывают депрессию или стресс. Кроме того, члены команды общаются с руководителем НМВУи друг с другом в режиме виртуальной видеоконференции один на один, чтобы выполнить работу и уменьшить стресс от одиночной работы. Группа WhatsApp также позволяет членам команды общаться друг с другом вместе или индивидуально. Аналогичным образом, члены команды в Южной Африке смогли виртуально общаться с организациями гражданского общества в этой стране в рамках информационно-просветительской деятельности НМВУ. Присутствие в своих странах также позволило некоторым членам команды встретиться лично или виртуально с другими профессионалами в данной области и расширить сеть лучше, чем из Кореи. Например, несколько механизмов подотчетности и возмещения ущерба GCF'Аккредитованных организаций находятся в Вашингтоне и его окрестностях, и руководитель НМВУимел возможность встречаться с сотрудниками этих механизмов по общим вопросам и вопросам сотрудничества.

Варианты переезда команды

Один из вариантов, который команда рассматривала в самом начале, заключался в том, чтобы переехать в общее место, свободное от вируса COVID-19, снять квартиру и жить и работать оттуда. Однако от этой идеи отказались, поскольку длительное совместное проживание могло вызвать непредсказуемые личные проблемы, и команда оказалась бы в чужой стране, с людьми, говорящими на иностранном языке, без поддержки семьи и незнакомыми с системой здравоохранения. Кроме того, не было никакой гарантии, что вирус не распространится и на эту страну. Казалось, что затраты перевешивают преимущества такого переезда. Два члена команды разместились в Южной Африке, так как там у них были свои дома. Это оказалось удачной ситуацией, так как оба смогли регулярно встречаться и работать вместе над вопросами НМВУ. Два других члена команды недавно встретились в Австрии, чтобы хоть ненадолго поработать вместе. Первый урок из этого опыта заключается в том, что вместо переезда команды в одно место, можно найти два или три места, куда члены команды могут переехать и жить поблизости, что может быть решением, которое снимет стресс и сделает виртуальную работу еще более эффективной.

Вызовы

В результате использования виртуальных рабочих мест возникло несколько проблем. Одиночество и стресс при удаленной работе - одна из них. Когда члены команды возвращались в свои страны, им приходилось жить у родителей или братьев и сестер, поскольку они закрыли свои дома, чтобы переехать и работать в Сонгдо, Корея. Хотя это обеспечивало поддержку семьи, это также означало, что в Корее они потеряли свое собственное пространство со всеми удобствами, которые они создали. Возникали проблемы, связанные с ноутбуками и программным обеспечением, которые решались удаленно с помощью коллег GCF , занимающихся вопросами ИКТ. В некоторых странах, где находились члены команды, были проблемы со связью, а также перебои в подаче электроэнергии, что приводило к отключению электричества на несколько часов в день. Нахождение в нескольких часовых поясах также означало, что возможности для проведения виртуальных встреч команды ограничены. Членам команды приходилось организовывать оплату арендной платы и других финансовых обязательств, взятых на себя еще в Корее, и удаленная работа с ними была сопряжена с трудностями, поскольку банковские услуги онлайн в Корее могут быть сложными, если человек не владеет корейским языком. Возможность пойти в банк и провести такие операции лицом к лицу после переезда в родной город больше не доступна. Удаленное участие также имеет тот недостаток, что сотрудники не могут быстро решить проблемы, просто подойдя к столу другого коллеги GCF в том же здании. Кроме того, некоторые члены команды отмечают, что потеря личного общения и отсутствие неформальных встреч за обедом негативно сказывается на коллегиальных отношениях.

Виртуальные операции

Несмотря на эти трудности, сайт НМВУработает практически бесперебойно. Мы рассматриваем полученную жалобу. Мы присутствовали на заседании Совета директоров GCF , делая виртуальную видеопрезентацию. НМВУ успешно справился с отменой и переносом в последнюю минуту крупного мероприятия по наращиванию потенциала, которое он организовывал, и семинара по работе с населением, который он планировал провести. Собравшись с силами, команда заново организует мероприятия по наращиванию потенциала и информационно-просветительской деятельности. Мы продолжаем выполнять консультативную функцию и проводим общественные консультации по проекту процедуры возмездия с помощью вебинаров. Мы работаем над созданием онлайновых учебных модулей для обучения механизмам рассмотрения жалоб организаций прямого доступа GCF. Члены команды дистанционно участвуют в работе Комитета по управлению кризисными ситуациями GCF. Основной персонал GCF , находящийся в Корее, оперативно реагирует в режиме онлайн на кризисные ситуации, требующие банковских переводов средств и завершения процедур закупок. Более широкое использование технологий позволяет команде НМВУсократить углеродный след за счет сокращения поездок на мероприятия и уменьшения потребления энергии.

Системы, которые работают

Еще одним важным уроком, полученным на раннем этапе, стало преимущество наличия четких полномочий и подробных процедур, а также систем, работающих удаленно; это помогло сделать переход к виртуальному функционированию гораздо более легким и плавным. В настоящее время НМВУимеет четкий обновленный круг полномочий, а также подробный набор процедур и руководящих принципов. Кроме того, НМВУтакже имеет двадцатимодульный набор Вспомогательных операционных процедур, внутренний документ, который дает сотрудникам НМВУчеткое, пошаговое руководство по всем пяти функциям НМВУ. НМВУтакже имеет вспомогательные онлайн-системы. Например, управление нашими жалобами осуществляется с помощью электронной системы управления делами (CMS), доступ к которой сотрудники и аккредитованные организации могут получить удаленно. Все операции GCF, такие как управление персоналом и льготами, закупки, учет расходов и выплата заработной платы, осуществляются в режиме онлайн, включая бэкенд-мероприятия на сайте и хранение файлов, все из которых могут работать удаленно с ноутбука сотрудника НМВУ GCF . Отдел ИКТ GCFобеспечил специальную защиту в режиме онлайн, хотя при удаленной работе могут потребоваться повышенные меры безопасности. GCFОтдел ИКТ под руководством Штефана Зутта проделал и продолжает проделывать огромную работу по поддержке и продвижению учреждения в правильном направлении. К счастью, онлайновые системы НМВУи GCFоказывают огромную помощь при переезде из Сонгдо, Южная Корея, в виртуальное функционирование из разных мест, и доказывают устойчивость НМВУ GCF , а также его адаптивность.

Устойчивое развитие

Команда НМВУфункционировала вместе из одного места до кризиса COVID-19 и, таким образом, была оперативной командой на момент вспышки. Этот фактор, возможно, позволил ей быстрее и лучше адаптироваться к виртуальным операциям. До сих пор виртуальный опыт был в основном положительным, хотя и с некоторыми проблемами. Однако еще не решен вопрос о том, являются ли виртуальные операции устойчивыми или желательными в долгосрочной перспективе. Например, долгосрочные виртуальные операции потребуют от сотрудников полупостоянного или постоянного переезда в свои страны. В свою очередь, это поставит вопрос о том, как будут действовать привилегии и иммунитеты GCF, если сотрудники будут находиться в разных местах. Виртуальный контроль и надзор за персоналом также представляют определенные трудности. Вынужденный эксперимент с виртуальным НМВУдоказал, что (а) НМВУможет работать виртуально из любой точки мира с приличной связью и беспрепятственно продолжать свои деловые операции в течение коротких периодов времени и (б) НМВУможет функционировать эффективно и виртуально с мандатом, процедурами и онлайн-системами, которые он имеет в настоящее время. Виртуальное функционирование НМВУможет быть улучшено, если основная группа его сотрудников будет находиться в Корее, а несколько членов команды - в других странах.

Заключение

В заключение можно сказать, что в облаках COVID-19 есть и положительная сторона. GCF , и, более того, НМВУ, теперь прошли проверку на устойчивость и способность работать практически в условиях кризиса. Было извлечено много уроков, которые пригодятся GCF и НМВУв случае будущих кризисов. Пандемия COVID-19 еще далека от завершения, но, по крайней мере, в Южной Корее можно с осторожным оптимизмом ожидать ее скорейшего разрешения благодаря мудрым и агрессивным проактивным шагам, предпринятым правительством.

Статья подготовлена Лаланатом де Сильва